Ai sensi dell’art. 13 del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali o Codice) e dell’art. 13 del Regolamento Europeo n. 679/2016 (GDPR), desideriamo informarla che le informazioni ed i dati personali da Lei forniti al momento della registrazione al Sito internet https://icosxperience-2024.sharevent.it trattati nel rispetto della normativa sopra menzionata e dei principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela della riservatezza da essa previsti; salvo ove diversamente indicato i servizi disponibili in corrispondenza del dominio sopra menzionato non sono destinati a minori.
1. Titolare del trattamento
la Società ICOS S.p.A., con sede legale in Via Monsignor Maverna, 4 44122 Ferrara (FE), P. IVA n. 01031270380, agisce in qualità di “Titolare del trattamento”, per tale intendendosi “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali”.
In concreto il trattamento dei dati personali potrà essere effettuato da soggetti appositamente autorizzati a compiere operazioni di trattamento sui dati personali degli utenti e, a tal fine, debitamente istruiti dalla Società.
In applicazione della normativa in materia di trattamento dei dati personali, gli utenti che consultino ed utilizzino il sito suddetto assumono la qualità di “soggetti interessati”, per tali intendendosi le persone fisiche a cui i dati personali oggetto di trattamento si riferiscono.
Si precisa che l’informativa non s’intende estesa ad altri siti web eventualmente consultati dagli utenti tramite i link presenti sul sito web suddetto.
2. Dati personali oggetto del trattamento
In considerazione dell’interazione col presente sito web, la Società potrà trattare, non oltre il tempo necessario, dati personali comuni spontaneamente conferiti dei soggetti che effettueranno la registrazione al Sito, quali nome, cognome, Società, qualifica, e mail aziendale, telefono.
3. Finalità e base giuridica del trattamento dei dati personali
Il trattamento dei dati sarà finalizzato allo svolgimento delle attività di seguito elencate:
a) gestione amministrativa inerente alla registrazione dei partecipanti all’evento
b) security, inerente al controllo degli accessi dei partecipanti ai siti fisici di svolgimento dell’evento;
c) navigazione nelle pagine del sito riservate agli utenti registrati fruendo dei servizi e delle funzionalità a disposizione degli utenti del sito;
d) comunicazione multimediale dell’evento, inerente alla pubblicazione di foto e riprese video su internet o sui social media;
e) l’invio tramite posta cartacea, posta elettronica, telefono e qualsiasi altra tecnica di comunicazione a distanza, automatizzata e non, di comunicazioni di marketing e commerciali con finalità di vendita e informazione e relative a prodotti o servizi forniti dal Titolare. Rispetto a tale finalità, si precisa che, in conformità con il comma 4 dell’art. 130 del Codice, il consenso dell’interessato non è necessario, se lo stesso ha già acquistato o usufruito di prodotti o servizi analoghi a quelli promossi presso ICOS S.p.A. Lei potrà rifiutare inizialmente ovvero in occasione di comunicazioni successive, l’utilizzo dei dati per la presente finalità ed opporsi in ogni momento al trattamento.
Il Trattamento potrà avere anche le seguenti ulteriori finalità:
f) comunicazione ai soggetti terzi indicati al punto 6. Tali soggetti, essendo Titolari autonomi del trattamento potranno a loro volta trattare i Suoi dati personali per proprie finalità di marketing, invio di comunicazioni commerciali, ricerche di mercato e vendita diretta tramite posta cartacea, posta elettronica, telefono e qualsiasi altra tecnica di comunicazione a distanza, automatizzata e non, in relazione a prodotti o servizi propri od offerti da soggetti terzi che operano nei settori della fornitura di strumenti, metodologie, servizi e sistemi funzionali al miglioramento della produttività ed organizzazione aziendale;
4. Natura del conferimento dei dati personali
Per le finalità di cui alle lettere a), b) e c) del punto precedente, il conferimento dei dati è facoltativo, ma costituisce condizione necessaria ed indispensabile per la registrazione al Sito e la partecipazione all’evento. Per le finalità di cui alle lettere d), e) ed f) del punto precedente, il conferimento dei dati è facoltativo e l’eventuale mancato conferimento non comporta alcun impedimento alla partecipazione all’evento. Le basi giuridiche del trattamento sono:
- esecuzione del contratto per le finalità di cui ai punti a), b), c),
- adempimento ad obblighi di legge per la finalità di cui al punto b).
- esecuzione del contratto di liberatoria per l’utilizzo delle immagini per la finalità di cui al punto d).
- consenso dell’interessato per le finalità di cui al punto f)
5. Modalità e durata del trattamento dei dati personali
Il trattamento dei dati avverrà con l’ausilio di strumenti elettronici e/o cartacei, secondo logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate e comunque adottando procedure e misure idonee a tutelarne la sicurezza e la riservatezza. Le logiche del trattamento saranno strettamente correlate alle illustrate finalità, in particolare i dati, assoggettabili a tutti i trattamenti previsti dall’articolo 4 lettera a) del Codice e dall’art. 4, n. 2 del GDPR, saranno memorizzati e/o elaborati mediante apposite procedure informatiche e trattati: dalle unità aziendali preposte a gestire le attività sopra richiamate (e relative obbligazioni), oppure abilitate a svolgere quelle necessarie al mantenimento e/o esecuzione e/o conclusione del rapporto instaurato; - da persone fisiche o giuridiche che, in forza di contratto con ICOS S.p.A. forniscono specifici servizi elaborativi o svolgono attività connesse, strumentali o di supporto a quelle di ICOS S.p.A.
Il trattamento dei dati personali avviene per il tempo strettamente necessario a conseguire le finalità per cui i medesimi sono stati raccolti o comunque in base alle scadenze previste dalle norme di legge.
6. Destinatari dei dati personali
Limitatamente alle finalità individuate nella presente informativa, i Suoi dati personali potranno essere comunicati in Italia o all’estero, all’interno del territorio dell’Unione Europea (UE) o dello Spazio Economico Europeo (SEE). ICOS S.p.A di propria iniziativa non trasferisce dati personali in paesi extra UE. Tuttavia, alcuni soggetti tra i quali eventualmente gli Sponsor delle iniziative organizzate da ICOS S.p.A. ovvero terzi, fornitori di servizi, potrebbero avere sede o risorse l’elaborazione dei dati personali fisicamente all’estero (come nel caso di provider di posta elettronica). In tali eventualità, il trasferimento di dati all’estero avverrà esclusivamente nell’ambito e nel rispetto delle previsioni di legge.
I dati potranno essere oggetto di comunicazione a terzi qualora ciò sia necessario per le finalità di cui alle lettere a), b) e c) del punto 3, ovvero a quei soggetti cui la facoltà di accedere ai dati sia riconosciuta da disposizioni di legge o da ordini delle autorità nonché ai soggetti, anche esterni e/o esteri, di cui il Titolare si avvale per lo svolgimento di attività strumentali e/o connesse all’operatività ed all’erogazione dei servizi e/o dei prodotti e/o della possibilità di navigazione sul Sito come utente registrato, ivi compresi i fornitori di soluzioni software, web application e servizi di storage erogati anche tramite sistemi di Cloud Computing e gli eventuali incaricati di occasionali operazioni di manutenzione. I dati conferiti potranno altresí essere comunicati a Banche incaricate della regolazione dei pagamenti secondo le modalità convenute; Istituti di assicurazione per la definizione di eventuali pratiche di risarcimento danni; Enti od organismi autorizzati per l’assolvimento dei relativi obblighi nei limiti delle previsioni di legge; I dati forniti non saranno in alcun caso oggetto di diffusione. Con riferimento alle attività di trattamento di cui alle lettere d), e) ed f) del punto 3 i dati potranno essere comunicati, previo Suo specifico consenso, ai partner commerciali ed agli sponsor delle iniziative (quali ad esempio convegni ed eventi) di ICOS S.p.A, i quali sono Titolari autonomi del Trattamento.
7. Diritti ex artt. 15, 16, 17, 18, 20 e 21 del Regolamento UE 2016/679
Gli utenti, in qualità di soggetti interessati, potranno esercitare i diritti di accesso ai dati personali previsti dall’art. 15 del Regolamento UE e i diritti previsti dagli artt. 16, 17, 18, 20 e 21 del Regolamento medesimo riguardo alla rettifica, alla cancellazione, alla limitazione del trattamento dei dati personali, alla portabilità dei dati, ove applicabile e all’opposizione al trattamento dei dati personali.
Gli anzidetti diritti sono esercitabili scrivendo al seguente indirizzo: privacy@icos.it
Qualora la Società non fornisca riscontro nei tempi previsti dalla normativa o la risposta all’esercizio dei diritti non risulti idonea, gli utenti potranno porre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali.
Di seguito le coordinate:
Garante per la Protezione dei Dati Personali
Sito Web: www.garanteprivacy.it – www.gpdp.it
E-mail: garante@gpdp.it
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